Види контролю та обліку на підприємстві індустрії краси

І це стосується не лише на майстра, який може привласнити собі деякий витратний матеріал або кілька грам косметичних засобів. В саму першу чергу для здійснення ретельного та належного контролю в салоні краси потрібно обов'язково налагодити систему обліку та контролю за витратними матеріалами. Оскільки лише облік і ретельний контроль, здатні повністю виключити або, принаймні, в кілька разів зменшити можливість появи випадків, коли господар салону краси може і не здогадуватися, що його обкрадають. Без ведення обліку та контролю можливість крадіжки збільшується в кілька разів, оскільки майстри можуть поцупити не лише витратні матеріали, але і клієнтів, час, ідею або деяку частину прибутку. Тому, щоб уникнути таких негативних факторах в салонах краси, потрібно обов'язково вести жорсткий контроль і облік в абсолютно всіх сферах роботи салону. У даній статті ми з вами розглянемо основні правила ведення суворого контролю і обліку в салонах краси, оскільки повірте, це необхідно для вашого ж блага, як власника.

Отже, приступимо:

Належний облік всіх витратних матеріалів в салонах краси.

В абсолютно кожному салоні краси просто зобов'язаний вестися щоденний облік за видатковими матеріалами, які використовуються майстрами при наданні тих або інших косметичних послуг. Для цього потрібно обов'язково розробити і потім впровадити в роботу особливу систему документообігу, яка допоможе відмінно вести облік не тільки всіх витратних матеріалів, але і ретельний облік всіх поточних витрат, а також безпосередніх доходів салону краси. При розрахунку кожного окремого клієнта, а також після надання кожної окремо взятої процедури, майстер повинен буде в документальній формі на спеціально створеному для цього бланку відобразити: яка саме проводилася косметична процедура, і скільки на неї пішло витратних матеріалів. Внаслідок цього, ви, як керівник, зможете ретельно контролювати витрату всіх матеріалів у вашому салоні. На сьогодні є кілька дієвих методів ретельного обліку витратних матеріалів салонів краси:

1. Ретельний облік витрат косметичних засобів на одну процедуру на підставі встановлених норм.

- Встановлені норми постачальником. Норми витрати тих або інших матеріалів на кожну окрему процедуру можуть надаватися компанією виробником. На основі численних клінічних досліджень виробники деяких марок косметики самі визначають витрата матеріалу на кожну окрему процедуру. В основному, такі нормативи, що надаються салонам краси поряд зі спеціальним регламентом проведення тих або інших косметичних процедур, і, звичайно ж, є рекомендованими до використання. Як правило, всі норми, що надаються постачальником – це дещо завищені середньостатистичні нормативи. Але, так чи інакше, при складанні салоном краси прейскуранта цін на надані послуги, в саму собівартість процедур закладаються власне дані норми, тому всі на них посилаються.

- Норми, які були розроблені індивідуально. Норми витрати матеріалів також можна отримати і самостійно. Це можна досягти шляхом розробки певних норм на практиці в процесі роботи. Сам процес розробки даних норм дуже трудомісткий і тривалий за часом. Однак, незважаючи на це, сформовані точні нормативи надалі в кілька разів спрощують всю економічну роботу у вашому салоні краси. Дані самостійно розроблені нормативи застосовуються як для внутрішнього контролю в салоні краси, так і при ретельному складанні прейскуранта цін на ті чи інші косметичні послуги. Методика ретельного обліку всіх витратних матеріалів на підставі самостійно розроблених на практиці норм є найбільш точною, ніж ті норми, які встановлені самим виробником, але при всьому цьому, як вже було сказано вище, вимагає початкових додаткових витрат витратного досліджуваного матеріалу і часу.

2. Ретельний аналіз фактичної витрати матеріалу. У деяких салонах краси здійснюють списання витратних матеріалів за фактом без застосування будь-яких норм. У даному разі фактична витрата косметичних матеріалів визначається як різниця між надходженням товару від самого постачальника і його залишку після проведення декількох процедур. Однак, при такому підході, якщо не порівнювати фактичне витрачання матеріалу з установленим нормативом, то під списання потрапляють як перевитрати, так і нестачі. Також при всьому цьому, виникає резонне питання: а наскільки правильно виконується списання і витрата косметичних матеріалів в салонах краси? Оскільки ні у одного господаря салону краси немає 100% гарантії і впевненості в тому, що витратний матеріал, який був вказаний майстром, насправді був застосований на заявлену та виконану ним процедуру. Тому тут просто ніяк не можна обійтися без проведення ретельного обліку та контролю за всіма витратними косметичними засобами. Краще перестрахуватися, ніж потім бути в збитку.

3. Спосіб процентного списання. Всі два вище перерахованих методу обліку і контролю за витратними матеріалами в салонах краси ґрунтуються на методі кількості. Іншими словами, видатковий косметичний матеріал, що використовується в роботі салонів краси, можливо, будь-яким способом ретельно підрахувати, тобто перевести його розрахункову одиницю – літри, штуки, грами і так далі. Але в бізнесі салону краси застосовуються також і витратні матеріали, які просто неможливо порахувати або зважити, приміром, укладальні стайлінгові засоби, лаки для волосся і нігтів, фарби для волосся тощо. Тому в даному випадку не застосовується, так званий, метод процентного списання, де весь витратний матеріал списується в певних відсотках за виручку від надання тієї чи іншої косметичної послуги.

Наявність спеціальної комп'ютерної програми для ведення обліку та контролю в салонах краси.

Для того, щоб полегшити роботи з обліку і ретельному контролю в салонах краси рекомендовано скористатися спеціально розробленими для цього комп'ютерними програмами. Комп'ютерна програма розпорядженні величезною кількістю незаперечних переваг перед паперовим обігом документів. Наприклад, спеціальна програма обліку та контролю дозволяє вести ретельний облік на складі, пробивати чек на касовому апараті, проводити реєстрацію дати роботи та надання тих чи інших послуг, реєструвати ім'я майстра виконує косметичну процедуру клієнту. А також з допомогою спеціальної комп'ютерної програми для обліку та контролю можна складати рейтинги майстрів і найбільш популярних послуг, які користуються найбільшим попитом, виводити касові звіти за абсолютно будь-які проміжки часу, вести повну базу постійних клієнтів вашого салону краси. І це ще не все. Комп'ютерна програма здатна в автоматичному режимі проінформувати вас про потребу замовлення необхідних витратних матеріалів. Тому допомогою наявності у своєму салоні краси такий ось необхідної і зручної програми, ви зможете ретельно контролювати роботу всього свого персоналу в салоні, навіть не покидаючи свого кабінету. При виборі програми, найголовніше, це щоб ви розуміли, і вам було з нею зручно працювати. І що важливо, встановивши собі такого роду програму, підженете її під свої конкретизовані цілі і особливості вашого салону краси.
 

Ретельний контроль за роботою всього працюючого персоналу у вашому салоні краси.

На даний момент є кілька дієвих методів контролю за персоналом:

- Ретельний контроль витрат косметичних засобів згідно всіх встановлених норм. У салоні краси обов'язково необхідно вести щоденний облік всієї присутньої продукції, яка потрібна для виконання кожної із заявлених у прейскуранті процедур. Для цього, в салоні краси потрібно розробити норми витрат косметичних засобів, потрібних для виконання стандартного типу процедур. І за допомогою ось таких норм, проводити ретельний контроль за нарядами наданих за день послуг і ступінь витрати матеріалу на кожну окрему надану процедуру. Якщо майстра в салоні краси будуть знати, що за ними ведеться ретельний контроль, то спроб привласнити собі витратні матеріали буде набагато менше.

- Ретельний контроль за крадіжкою самих клієнтів. Кожним салоном краси інвестуються величезні кошти для залучення клієнтів (промо-акції, реклама, навчання майстрів тощо). А коли клієнт приходить, то майстрів, наприклад, перукар пропонує їм заощадити і прийти стригтися до нього додому. Таких фахівців називають надомщиками, оскільки вони чимало попсували нерви господарям салонів краси. В саму першу чергу, для будь-якого салону краси дуже шкода втратити клієнта, для залучення якого він витратив стільки коштів, часу і сил. По-друге, дуже шкода втратити кваліфікованого спеціаліста, на підвищення кваліфікації та навчання якого салон також витратив чимало часу, сил і часу. Однак на сьогодні, реалії бізнесу такі, що фахівці та майстри надомщики зустрічаються в кожному другому салоні краси, поза якою залежності від його місця розташування та рівня. Що ж робити в такій ситуації? Якщо цілком позбавити салони краси від таких майстрів ніхто не в силі, то знизити ризик відведення клієнтів можна. Для цього рекомендовано скористатися послугою «Анонімний покупець». Сама суть цієї послуги полягає в тому, що клієнт, спрямований вами для обслуговування в салоні краси, сам задає майстру навідні запитання, тим самим провокуючи його на обслуговування на дому. І якщо майстер погоджується, тоді потрібно обов'язково задуматися над його поведінкою. Внаслідок чого, ви, як керівник, зможете за допомогою послуги «Анонімний покупець» перевірити всіх працюючих у вас майстрів і дізнатися точно, хто з ваших підлеглих здатний на такі недобросовісні дії. А, як всім відомо, хто попереджений – той цілком озброєний!

Однак і це ще не все. Крім всього вище сказаного, є ще й безпосередня небезпека відведення вашого постійного клієнта в інші салони краси. Це трапляється тоді, коли працює у вас майстер раптом переходить працювати в салон краси – конкурент або ж відкриває, свій приватний салонний бізнес. А, як всім відомо, ті клієнти, які прив'язані до певного майстра і їм подобається їхня робота сліпо починають за ним слідувати, де б він не працював. Тому виходячи з цього, можна зробити однозначний висновок, що власникам салонів краси не потрібно гнатися і переманювати на свій салон фахівців з інших салонів з клієнтами. Звичайно ж, на початковому етапі відкриття будь-якого салону краси, як підприємства, що працює в сфері індустрії краси, кожен керівник прагне найняти на роботу майстрів, у яких вже є своя набита клієнтська база, але згодом все може обернутися проти вас. У разі, якщо для фахівця, який працює у вас в салоні краси, щось не влаштовує, він, звичайно ж, перекинеться в інший салон з більш вигідними умовами роботи і забере з собою всіх своїх клієнтів, і ви як господар тоді залишитеся ні з чим. Тому, щоб вам так боляче не було в майбутньому, на початковому етапі відкриття салону краси спробуйте привчити клієнтів саме до салону, а не до майстра. Але це буде зробити вкрай важко.

Обіг документів на підприємстві як дієвий метод контролю.

Найважливішим і головним елементом контролю та обліку в салонах краси є грамотне і правильне оформлення і подальше ведення всієї супутньої внутрішньої документації. Обіг документів повинен обов'язково охоплювати абсолютно всі сфери діяльності салону краси:
- Прихід матеріалів і їх подальший витрата.
- Роздрібні продажі.
- Надані клієнтам косметичні послуги.
- Норми витрати того чи іншого матеріалу на конкретно взяті процедури.
- Рух і списання всіх наявних витратних матеріалів (норми списання, склади, наряди виконаних робіт, журнал по інвентаризації і так далі).
- Вся база даних постійних клієнтів (картки клієнтів, журнал за дисконтними картками постійних клієнтів, облік усіх наданих абонементів і подарункових сертифікатів, проведених акціях і тому подібне).
- Ретельний аналіз за ефективністю проведених рекламних акцій.

Правильне і грамотне ведення обороту всіх наявних документів салону краси надасть можливість ретельно вести облікову політику і контролювати всю роботу вашого салону краси.

Проведення інвентаризації.
Ретельний контроль за використанням витратних косметичних матеріалів потрібно проводити на щоденній основі, однак остаточні висновки і підбиття підсумків можна зробити за підсумками проведення інвентаризації. Інвентаризація, як правило, проводиться один раз в місяць за всіма складами спільно з наявними фахівцями і майстрами, відповідальними за товарами, що зберігаються на складі, директором та адміністратором. В ході проведення інвентаризації здійснюється ретельний аналіз фактично наявного обсягу видаткових матеріалів на складах з обов'язковими документованими даними. У тому випадку, якщо ці дані жодним чином не сходяться і виявляється недостача товарів, то на суму цієї нестачі матеріально, звичайно ж, відповідають співробітники, які і були призначені відповідальними за даний товар.

Работа совершено любого предприятия, деятельность которого направлена на индустрию красоты зависит от массы факторов и одним из них, является, конечно же, правильная и грамотная организация контроля и учёта. Дабы ваш салон красоты стал наиболее успешным, не будет достаточно просто вкласть в него немалые денежные средства, закупить оборудование и нанять высококвалифицированный персонал. Нужно ещё обязательно наладить грамотную работу таковым образом, чтобы ни у кого, ни у вас, как руководителя, ни у ваших сотрудников не возникало даже и мыслей про проблемы, связанные с учетом в данном салоне красоты. Помимо этого, организованный правильно учет в значительной степени облегчит работу всего салона в целом и конечно же хозяина. И чем будет грамотнее и квалифицированней хозяин, тем тщательнее будет проводиться контроль на его предприятии. Поскольку как говорится в поговорке: доверяй, но при этом проверяй!

У нашому інтернет-магазині "Укрстиль" Ви зможете придбати за доступною ціною салонне обладнання для організації будь-якого виду бізнесу в індустрії краси!